Wie Großunternehmen mit mehreren Standorten Videokonferenzräume effizient standardisieren können
In der heutigen Unternehmenswelt sind Videokonferenzen längst keine Ausnahme mehr, sondern fester Bestandteil der kollaborativen Arbeitsweise. Gerade Großunternehmen mit mehreren Standorten stehen vor einer großen Herausforderung: Unterschiedliche Konferenzräume, heterogene Hardware, divergent genutzte Plattformen sowie uneinheitliche Abläufe erzeugen hohen Aufwand für IT- und Facility-Abteilungen. Gleichzeitig nimmt der Bedarf an hybriden Meetings weiter zu: Laut einer Analyse fanden in Europa rund 25 % der Meetings im Jahr 2025 hybrid statt.
Vor diesem Hintergrund gewinnt die Frage an Bedeutung: Wie können Unternehmen mit verteilten Standorten ihre Videokonferenzräume effizient standardisieren – sowohl technologisch als auch organisatorisch?
Im folgenden Beitrag werden Ansätze, Daten, Prozesse und Best-Practices vorgestellt, die insbesondere für Großunternehmen geeignet sind.
Herausforderungen bei mehreren Standorten
● Heterogene Ausstattung & Nutzererlebnis
In einem Unternehmen mit vielen Standorten – national wie international – existiert häufig eine große Vielfalt an Konferenzräumen: vom kleinen Huddle-Room über mittelgroße Meetingräume bis hin zur Vorstandsetage mit hochklassiger AV-Technik. Jede dieser Raumkategorien kann von unterschiedlichen Herstellern ausgestattet sein, mit verschiedenen Kameras, Mikrofonarrays, Steuer- und Buchungssystemen. Das Resultat: Nutzer haben uneinheitliche Erfahrungen, Schulungs- und Supportaufwand steigen, die IT muss mehrere Geräteserien und Plattformen betreuen.
● Hohe IT- und Betriebskosten
Die Betriebskosten von Videokonferenzlösungen steigen durch folgende Faktoren: unterschiedliche Gerätegenerationen, mehrere Wartungsverträge, fragmentiertes Gerätemanagement, hohe Fehler- und Supportraten. Laut einer Marktanalyse von International Data Corporation (IDC) leidet die hybride Zusammenarbeit erheblich unter schlechter AV-Technik: So gaben z. B. 67 % der Beschäftigten in einer Studie an, dass suboptimale AV-Technik ihre Zusammenarbeit behindert. Für Großunternehmen mit hunderten oder tausenden Konferenzräumen kann dies schnell Millionen-kosten nach sich ziehen.
● Skalierung & Verwaltung über Standorte hinweg
Wenn ein Unternehmen Standorte in mehreren Ländern betreibt, müssen Deployment, Konfiguration, Firmware-Updates, Monitoring und Support zentral gesteuert werden können. Ohne Standardisierung entstehen Insellösungen, die kaum skalierbar sind. Laut IDC’s European Enterprise Communications & Collaboration Survey 2025 haben bereits zwei-Drittel der europäischen Unternehmen hybride Deployment-Modelle im Einsatz — was den Bedarf nach zentraler Steuerung und Flexibilität verweist.
Warum Standardisierung der Videokonferenzräume Sinn macht
● Einheitliches Nutzererlebnis & Produktivität
Ein standardisiertes Setup sorgt dafür, dass Meetingteilnehmende an jedem Standort dieselben Abläufe, Steuerungen und Interfaces vorfinden – das reduziert Einlern- und Supportzeit. Einigen Studien zufolge sind voraussichtlich bis zu 30–40 % der IT-Betriebskosten bei Videokonferenz- und Collaboration-Infrastrukturen durch Standardisierung einsparbar (Herstellerangaben).
Dies führt nicht nur zu höherer Nutzerakzeptanz, sondern auch zu weniger Unterbrechungen — ein entscheidender Faktor in der hybriden Arbeitswelt.
● Reduktion von Instandhaltungs- und Supportaufwand
Wenn Geräte- und Softwareversionen identisch sind, lassen sich Wartung, Ersatzteile und Managed Services zentral bündeln. Auch Firmware-Rollouts können automatisiert über ein zentrales Management erfolgen. Laut PSNI Global Alliance besteht einer der größten Trends 2024 im europäischen AV-Markt in einer stärkeren Fokussierung auf Konsolidierung und Integration.
● Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit
Für Unternehmen mit mehreren Standorten muss das Videokonferenzsystem nicht nur heutigen Anforderungen genügen, sondern künftige Entwicklungen wie hybrides Arbeiten, KI-gestützte Meetingfunktionen oder Raumsensorik unterstützen. Eine klare Standardisierung erleichtert Upgrades und Erweiterungen. Zudem erlaubt sie, die Infrastruktur einfacher zu skalieren: statt hunderte unterschiedlicher Raumtypen einzeln zu betreuen, kann ein einheitliches Klassifikations- und Deployment-Modell etabliert werden.
Technische und organisatorische Vorgehensweise zur Standardisierung
● Schritt 1: Raumkategorien definieren
Eine sinnvolle Vorgehensweise beginnt mit der Kategorisierung der Räume:
○ Huddle-Rooms (z. B. 2–6 Personen)
○ Mittelgroße Meetingräume (z. B. 8–16 Personen)
○ Große Konferenz-/Vorstandsräume (16+ Personen)
Für jede Kategorie wird ein technisches Referenz-Setup definiert — Kameratyp, Mikrofon- und Lautsprecherausrüstung, Display-Größe, Buchungssystem. So entsteht eine Roadmap zur Standardisierung.
● Schritt 2: Geräte- und Plattform-Standard auswählen
Unternehmen wählen typischerweise:
○ eine Plattform für Videokonferenzen (z. B. Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms)
○ eine Hardware-Serie (z. B. von Yealink)
○ ein zentrales Gerätemanagement-System
Diese Auswahl sollte sich an Kriterien wie Interoperabilität, Einfachheit, IT-Steuerung und Zukunftsfähigkeit orientieren.
● Schritt 3: Zentralisiertes Gerätemanagement implementieren
Ein zentrales Management zur Überwachung, Konfiguration und Wartung aller Geräte über Standorte hinweg ist essenziell. Firmware-Updates, Gesundheitszustand der Räume, Nutzungsstatistiken und Buchungssysteme lassen sich so effizient steuern. Bereits IDC-Untersuchungen zeigen: Unternehmen mit zentralem Management haben deutlich geringere Support-Kosten.
● Schritt 4: Pilotierung und Roll-out
Starten Sie mit einem Pilot-Projekt (z. B. an einem oder zwei Standorten) und sammeln Sie Feedback zur Nutzererfahrung, Performance und Nutzungsmuster. Danach folgt der Roll-out über alle Standorte gemäß der Raumkategorie-Matrix. Eine klare Governance mit Rollen (IT, Facility, Nutzer) und klaren KPIs (z. B. Nutzerzufriedenheit, Ausfallzeiten, Raumbelegung) unterstützt den Erfolg.
● Schritt 5: Schulung, Change Management & Monitoring
Neben technischer Standardisierung ist es wichtig, Nutzer auf die einheitliche Plattform und Abläufe vorzubereiten. Schulungen, kurze Quick-Start-Anleitungen oder „one-click-Meeting“-Erfahrungen sind hilfreich. Gleichzeitig sollten Monitoring-Dashboards eingeführt werden, die Nutzung, Verfügbarkeit und ROI der Konferenzräume abbilden.
Datenbeispiele & Benchmarks
○ PSNI Global Alliance bewertet, dass im europäischen AV-Markt 2024 der Fokus erheblich auf Konsolidierung, Integration und Ein-System-Strategien liegt.
Diese Daten unterstreichen: Der Markt wächst, hybride Meetings werden zur Regel – und zugleich entsteht ein hoher Handlungsdruck für Standardisierung und Optimierung.
Nutzen & Einsparpotenziale
● Kosteneinsparungen im Betrieb
Eine Vereinheitlichung der Hardware und Plattformen reduziert Wartungsverträge, Ersatzteile, Schulungskosten und Supportaufwand. Herstellerangaben nennen Einsparpotenziale in Höhe von 30–40 % der jährlichen IT-Betriebskosten im Bereich Conferencing.
● Höhere Nutzerakzeptanz & weniger Ausfallzeiten
Wenn jeder Meetingraum denselben Start-Button und dieselbe Steuerung aufweist, starten Meetings schneller, Ausfallzeiten sinken, Frustration bei Nutzern wird reduziert. Laut IDC führen schlechte AV-Erfahrungen direkt zu sinkender Mitarbeitermotivation und Produktivität.
● Effizienteres Roll-out & Skalierung
Durch vordefinierte Raumtypen und Referenz-Setups lässt sich der Roll-out auf neue Standorte beschleunigen und standardisieren – insbesondere relevant bei internationalen Expansionen oder Facility-Erneuerungen.
Für Großunternehmen mit mehreren Standorten ist die Standardisierung von Videokonferenzräumen kein Nice-to-have, sondern eine strategische Notwendigkeit. Einheitliche Hardware, zentrale Verwaltung und ein Raum-klassifiziertes Standardmodell schaffen Effizienz, Nutzerzufriedenheit und Zukunftsfähigkeit.
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