O que é o Touch Base Meeting?

UM reunião de base de contato é uma reunião breve e informal projetada para fornecer atualizações rápidas, compartilhar informações e verificar o progresso de tarefas ou projetos. Essas reuniões geralmente são menos formais do que as reuniões de status regulares e podem ocorrer pessoalmente ou virtualmente.

2. Objetivo das reuniões de base de contato

1. Atualizações rápidas

• Permita que os membros da equipe compartilhem progressos ou desenvolvimentos recentes.

2. Alinhamento

• Garanta que todos estejam na mesma página em relação às metas e objetivos do projeto.

3. Resolução de problemas

• Resolva quaisquer problemas imediatos ou obstáculos que possam impedir o progresso.

4. Construção de equipe

• Promova a comunicação e os relacionamentos entre os membros da equipe.

3. Quando realizar uma reunião de contato

1. Semanal ou quinzenal

• Manter comunicação e alinhamento contínuos entre os membros da equipe.

2. Antes dos Prazos Principais

• Para garantir que todas as tarefas estejam no caminho certo e identificar quaisquer desafios de última hora.

3. Após mudanças significativas

• Após mudanças organizacionais, mudanças de projeto ou ajustes de pessoal.

4. Como conduzir uma reunião de base de contato eficaz

1. Defina uma agenda clara

• Defina os principais tópicos a serem discutidos para manter o foco da reunião.

2. Duração Limite

• Mantenha as reuniões curtas, de preferência entre 15-30 minutos , para manter o engajamento.

3. Incentivar a participação

• Permita que todos os participantes compartilhem suas atualizações e preocupações.

4. Seguir

• Resuma os pontos principais e itens de ação após a reunião para maior clareza.

5. Ferramentas recomendadas para reuniões de base de contato

1. Plataformas de videoconferência

• Use ferramentas como Zoom , Teams da Microsoft , ou Google Meet para reuniões virtuais.

2. Ferramentas de colaboração

• Implementar ferramentas de gerenciamento de projetos como Trello , Ásana , ou Folga para comunicação contínua.

3. Ferramentas de agendamento

• Utilize calendários ou software de agendamento como Calendly para organizar reuniões de forma eficiente.