Desafios de comunicação

● Durante a fase de pesquisa e desenvolvimento de novos produtos, o executivo da sede de Huizhou, os engenheiros em Shenzhen e o chefe da fábrica no Vietnã precisavam se reunir com frequência. Devido aos altos custos de viagem e à comunicação ineficiente, o lançamento de novos produtos geralmente levava um longo ciclo, o que por sua vez afetava a competitividade da empresa. O chefe de vendas da linha de frente só conseguia retornar à sede uma vez por mês para um interrogatório e demorou muito para que a empresa recebesse feedback abrangente do mercado. Depois de receber feedback do mercado, mais recursos de P&D e de fabricação precisaram ser alocados para refinar os produtos. Demorou muito para responder ao feedback do mercado.

● As filiais não puderam participar de reuniões regulares na sede e só puderam seguir as instruções passivamente. Faltava-lhes um sentido de participação e pertencimento às operações da empresa. A situação na linha da frente só pôde ser denunciada por alguns gestores de agências, resultando em assimetrias de informação e afectando a eficácia da gestão das agências.

● Após o lançamento de um novo produto, um instrutor tinha que viajar até cada filial para realizar o treinamento. A eficiência do treinamento era baixa e os custos elevados.

Após implementação da solução de videoconferência Yealink

● Engenheiros e supervisores de fábrica não precisavam mais voar de volta para Huizhou e podiam contatar pessoalmente os executivos em Huizhou em suas regiões. Através de vídeo totalmente em alta definição, compartilhamento de documentos em alta definição e câmeras com zoom óptico de 18X, os projetos, modelos de amostra (detalhes de cores e materiais) e as funções dos novos produtos poderiam ser explicados e discutidos em detalhes como se o objeto estava realmente na sua frente. Aumentou muito a eficiência da comunicação, o que por sua vez encurtou o ciclo de lançamento.

● As vendas externas poderiam usar PC, tablets ou smartphones para participar da videoconferência da sede a qualquer hora e em qualquer lugar, e a sede poderia receber feedback do mercado imediatamente. A sede poderia convocar uma reunião com o departamento de P&D e a fábrica ao mesmo tempo e coordenar diretamente os recursos para modificar os produtos para responder imediatamente ao feedback do mercado.

● As filiais poderiam usar videoconferência para participar das reuniões regulares semanais na sede de Huizhou e participar mais do processo de tomada de decisões da empresa. A troca de informações mais fluida tornou a gestão mais eficiente e a empresa mais coesa.

● Os instrutores na sede de Huizhou poderiam realizar sessões de treinamento com diversas filiais da linha de frente simultaneamente. Não só as expressões do instrutor poderiam ser vistas claramente durante o treinamento, como imagens de desenhos de alta qualidade e detalhes ampliados de novos produtos poderiam ser compartilhados. Todo o processo de treinamento pode ser gravado localmente e para que possa ser assistido por outras pessoas que não participaram do treinamento.