Videokonferenzlösungen für jede Raumgröße: Vom Huddle-Room bis zur Vorstandsetage
In modernen Großunternehmen mit verteilten Standorten und hybriden Arbeitsmodellen ist es keine Seltenheit mehr, dass unterschiedliche Raumtypen mit Videokonferenztechnik ausgestattet werden müssen – von kleinen Huddle-Rooms für zwei bis vier Personen über mittelgroße Meetingräume bis hin zur Vorstandsetage oder großen Konferenzräumen mit mehreren Dutzend Teilnehmenden. Gerade die Abstufung der Raumgrößen bringt unterschiedliche Anforderungen mit sich: Akustik, Sichtlinien, Kamerawinkel, Mikrofon- und Lautsprecher-Abdeckung sowie Steuerung und Nutzerfreundlichkeit variieren stark. Laut einer Analyse zur Raumgröße wird beispielsweise ein „großer Konferenzraum“ für 16–20 Personen mit etwa 33–46 m² empfohlen.
Ebenso zeigt eine Studie, dass in hybriden Arbeitsumgebungen inzwischen rund 40 % der Büro-Interaktionen Teilnehmende außerhalb des Raumes einschließen.
Vor dem Hintergrund dieser Entwicklungen stellt sich für Unternehmen die Frage: Wie plant und realisiert man Videokonferenzlösungen, die zuverlässig über alle Raumgrößen hinweg funktionieren – effizient, nutzerfreundlich und skalierbar?
Im Folgenden beleuchten wir konkrete Raumkategorien, ihre Anforderungen und wie eine modulare Videokonferenz-Lösung dies abdecken kann.
Raumkategorien und ihre Anforderungen
● Huddle-Room / kleine Meetingräume (2–6 Personen)
Raumgröße & Nutzung
Huddle-Rooms sind typischerweise kleine Räume für ad-hoc-Meetings, Kurzabsprachen oder Brainstormings. Laut Richtwerten sollte ein Raum für 4–6 Personen etwa 9–14 m² groß sein. (Archie)
Technische Anforderungen
○ Eine kompakte All-in-One Video Bar oder Video Soundbar mit integrierter Kamera, Mikrofon und Lautsprecher.
○ Direkter Start des Meetings mit einem Knopfdruck („One-Click-Join“) ohne langwierige Einrichtung.
○ Unterstützt die gängigen Plattformen wie Microsoft Teams oder Zoom, idealerweise native Unterstützung.
○ Bildschirmgröße ausreichend für kleine Runde, z. B. 55–65″ je nach Raumtiefe.
Praxisbeispiel / Best Practice
Ein Standard-Setup könnte z. B. die Nutzung einer Video Bar wie der Serie von Yealink (z. B. MeetingBar A10/A40) sein – passend für kleine Räume. Laut Yealink selbst sind diese Geräte für „Small to Premium Small Rooms“ ausgelegt.
Vorteile○ Schnell einsatzbereit, geringer Schulungsaufwand.
○ Geringerer IT-Betrieb: weniger Geräte, weniger Komplexität.
Typische Stolperfallen○ Bildschirm zu klein oder zu weit vom Sitzplatz → schlechte Sicht.
○ Mikrofon/Lautsprecher-Abdeckung nicht ausreichend, entfernte Teilnehmende hören schlecht.
○ Steuerung (Fernbedienung, Touchpanel) nicht intuitiv, Meetingstart verzögert sich.
● Mittelgroße Meetingräume (z. B. 8–16 Personen)
Raumgröße & Nutzung
Für einen Raum mit 8–12 Personen sollte die Fläche etwa 14–28 m² betragen. Nutzungsformate sind z. B. Standard-Teammeetings, hybride Diskussionen mit externen Teilnehmenden, Präsentationen.
Technische Anforderungen
○ Kamera mit größerem Sichtfeld oder Pan/Tilt/Zoom (PTZ), damit alle Teilnehmenden sichtbar sind.
○ Mikrofonarrays oder Deckenmikrofone zur Abdeckung größerer Fläche.
○ Lautsprecher, die auch in größerem Raum klar verständlich sind.
○ Möglichst zwei Bildschirme oder ein großer Bildschirm sowie Sharing-Funktion.
○ Steuerung via Touchpanel oder Buchungssystem integriert.
Praxisbeispiel / Best Practice
Hersteller wie Yealink empfehlen für mittelgroße Räume Geräte wie MVC S40 oder MeetingBoard Pro (siehe Raumkategorie mittel-groß in deren Guide)
Vorteile○ Gute Zusammenarbeit zwischen lokalem Team und externen Teilnehmern.
○ Einheitliches Nutzererlebnis ermöglicht geringere Support-Kosten.
Typische Stolperfallen○ Unzureichende Akustik: Hall oder Nachhall beeinträchtigen Audioqualität.
○ Kamera deckt nicht alle Teilnehmenden ab: Remote-Teilnehmende fühlen sich „außen vor“.
○ Veraltete Geräte oder unterschiedliche Plattformen stören Workflow.
● Große Konferenz-/Vorstandsräume (>16 Personen)
Raumgröße & Nutzung
Für 16–20 Personen wird eine Fläche von etwa 33–46 m² empfohlen. Räume dieser Kategorie sind häufig für Vorstandssitzungen, strategische Meetings mit mehreren Standorten, hybride Groß-Events oder Multi-Site-Verbindungen ausgelegt.
Technische Anforderungen
○ Kameras mit automatischer Personenerkennung, Tracking und Multicamera-Setups.
○ Mikrofonarrays mit hoher Reichweite oder Deckenmikrofone kombiniert mit Lautsprecher-systemen.
○ Großbild-Displays oder Videowände, eventuell mehrere Screens zur gleichzeitigen Darstellung von Remote-Teilnehmenden und Präsentation.
○ Raumsteuerung (Beleuchtung, Verdunkelung, Buchungssystem, Sensorik für Belegung).
○ Integration mit Management-Plattform zur Fernüberwachung und Management.
Praxisbeispiel / Best Practice
Laut Yealink sind Geräte wie MVC S90/S98 oder MVC S80 für „Pro AV Rooms“ und große Räume ausgelegt.
Vorteile○ Hochprofessionelle Meetings mit lokalen und verteilten Teilnehmern.
○ Markenimage („wir haben hochwertige Technik“) und bessere Entscheidungsqualität.
Typische Stolperfallen○ Installation & Einrichtung sind komplex und kostenintensiv.
○ Keine einheitliche Plattform → Chaos bei Bedienung & Support.
○ Nutzungsquoten niedrig: großer Raum für wenige Personen häufig unterausgelastet.
● Modulare Lösung: Wie eine Plattform alle Raumgrößen abdecken kann
○ Einheitliche Hardware-Serie mit Skalierbarkeit
Eine erfolgreiche Strategie ist die Wahl einer Hardware-Serie, die sich je nach Raumgröße modular anpassen lässt: z. B. Basismodelle für kleine Räume, Mittelklasse-Konfigurationen für mittlere Räume, High-End-Systeme für große Räume – aber alle mit derselben Plattform, Steuerung und Management-schnittstelle.
Beispiel: Yealink weist in seinem „Meeting Room Dimensions“ Guide darauf hin, wie Räume klassifiziert werden können (z. B. Huddle, Medium, Large) und welche Geräte jeweils passen.
Vorteil: Einheitliches Nutzererlebnis, Skalierbarkeit über Standorte hinweg, geringerer Schulungs- und Supportaufwand.
○ Plattformübergreifende Kompatibilität
Die Hardware sollte sowohl mit Microsoft Teams Rooms als auch Zoom Rooms und idealerweise weiteren Plattformen kompatibel sein, um multinationale Unternehmen oder Partner-Netzwerke abzudecken. So bleibt die Investition flexibel und zukunftssicher.
○ Zentrales Gerätemanagement
Ein Schlüsselelement ist die Möglichkeit, alle Geräte – egal ob Huddle-Room oder Vorstandsebene – zentral zu verwalten: Firmware-Updates, Raumbelegungsdaten, Nutzungsstatistiken, Health-Monitoring. Dies verbessert den Betrieb und reduziert laufende Kosten.
○ Raumkatalog mit Klassenmodell
Eine bewährte Methode ist, einen internen Raumkatalog aufzubauen: z. B.
Klasse A: Huddle-Room (2–6 Pers.)
Klasse B: Meetingraum (8–16 Pers.)
Klasse C: Konferenzraum (>16 Pers.)
Zu jeder Klasse gehören vorgegebenes Set-Up (Kamera, Mikrofon, Display, Steuerung). So lassen sich Deployments standardisieren, Prozesse vereinfachen und Kosten senken.
● Implementierung & Roll-out-Strategie
○ Pilotierung zuerst
Starten Sie mit einem Pilot an wenigen Standorten und Raumtypen (z. B. je eine Huddle-Room- und eine Mittelraum-Konfiguration). Sammeln Sie Erfahrungswerte (z. B. Nutzerzufriedenheit, Zeit bis Meetingstart, Ausfallrate).
○ Governance & Rollenverteilung
Legen Sie Verantwortlichkeiten fest: IT für Plattform/Hardware, Facility für Rauminfrastruktur, Nutzervertretung für Akzeptanz. Definieren Sie KPIs (z. B. „Meetingraum < 1 min bereit“, „Ausfallrate < 1 % pro Monat“, „Nutzerzufriedenheit > 85 %“).
○ Schulung & Change Management
Obwohl Technik standardisiert ist, müssen Nutzer mit der Bedienung vertraut sein. Für Huddle-Rooms genügt oft eine kurze Einweisung oder Video-Tutorial, bei großen Räumen ggf. Training oder Support vor Ort.
○ Monitoring & Optimierung
Nach Roll-out braucht es Monitoring: Wie oft werden Räume genutzt? Gibt es viele Störungen? Werden große Räume zu selten gebucht? Nutzungsdaten helfen, Raumkatalog und Ausstattung weiter zu optimieren.
○ Kontinuierliche Erweiterung
Wenn neue Standorte entstehen oder Räume renoviert werden, kommt das Klassenmodell zum Einsatz: Neue Räume werden automatisch einer Klasse zugeordnet und mit der Standard-Konfiguration ausgestattet – das reduziert Projektzeit und Komplexität.
● Daten & Benchmarks zur Raumgrößen- und Nutzungspraxis
- Laut Raumgrößen-Analyse: Ein Raum für 8–12 Personen braucht etwa 150–300 sq ft (14–28 m²).
- In hybriden Arbeitsumgebungen berichten 87 % der Mitarbeitenden, dass gute Technologie entscheidend für ihre Arbeit ist.
- Video-Konferenzstatistiken zeigen, dass etwa 80 % der Mitarbeitenden Videokonferenz-Plattformen zumindest wöchentlich nutzen.
- Laut Yealink können durch die richtige Raum- und Technikplanung Effizienzsteigerungen bei Meetings erreicht werden – siehe deren Guide zur Raumgestaltung.
Diese Daten zeigen: Raumgröße und Technik stimmen heute nicht mehr nur „irgendwie“, sondern präzise auf Nutzungs- und Erfahrungswerte abgestellt werden müssen, besonders in Großunternehmen mit vielen Standorten.
● Nutzen für Großunternehmen
○ Höhere Nutzungsrate & bessere ROI
Wenn alle Räume passend ausgestattet sind (z. B. nicht ein großer Raum für 3 Personen genutzt wird), verbessert sich die Auslastung und damit der ROI der Investition.
○ Einheitliches Nutzererlebnis
Wenn Nutzer bei jedem Raumtyp vertraute Technik vorfinden, sinkt die Einstiegshürde und die Meeting-Produktivität steigt.
○ Flexibilität für hybride & verteilte Teams
Teams, die vor Ort und remote zusammensitzen, profitieren von konsistenter Technik und Konfiguration – dies unterstützt globale Zusammenarbeit und virtuelle Kundenmeetings.
○ Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit
Ein modularer Ansatz erlaubt es Großunternehmen, standardisiert neue Räume auszustatten oder bestehende Räume upzugraden – ohne jedes Mal ein individuelles Projekt starten zu müssen.
● Risiken & Empfehlungen
- Überdimensionierung kleiner Räume: Wenn kleine Räume mit Großraum-Konferenztechnik ausgestattet werden, entsteht Technologie-Overkill und unnötige Kosten.
- Unterdimensionierung großer Räume: Wenn große Räume mit Technik für kleine Räume ausgestattet sind, sinkt die Qualität für Remote-Teilnehmende.
- Ignorieren von Raumklasse-Matrix: Ohne Klassifizierung entsteht Wildwuchs – jeder Raum wird individuell behandelt, was Aufwand und Kosten steigt.
- Schulung unterschätzen: Technik alleine reicht nicht – Nutzer müssen mit Ablauf, Steuerung und Buchungssystem vertraut sein.
- Monitoring vernachlässigen: Ohne Nutzungs- und Stördaten kann nicht optimiert werden – das führt zu schlechter Raum- oder Technologieauslastung.
Die Realität in Großunternehmen mit verteilten Standorten ist klar: Verschiedene Raumgrößen erfordern unterschiedliche technische Lösungen – und dennoch sollte die Gesamtlösung modular, standardisiert und skalierbar sein. Mit einem klassenbasierten Ansatz (Huddle, Mittel, Groß), einer einheitlichen Hardware-Plattform, einem zentralen Management und einer klaren Rollout-Strategie lassen sich Kosten senken, Nutzerzufriedenheit steigern und hybride Arbeit wirkungsvoll unterstützen.
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