Learn how to set up a new conference room efficiently. This comprehensive guide covers everything from choosing the right location and furniture to technology setup and best practices for a productive meeting space.
Setting up a modern conference room requires more than just a table and chairs. Whether you're designing a huddle space or a fully equipped boardroom, the goal is the same: to support clear communication, easy collaboration, and seamless integration with video conferencing platforms like Microsoft Teams and Zoom. In this guide, we’ll walk you through the key steps, best practices, and recommended equipment to build a high-performing, future-proof meeting space.
Before selecting technology, clarify the room's primary function and size.
| Room Type | Capacity | Common Use Cases |
|---|---|---|
| Phone Booth | 1–2 people | Private calls, quick video chats |
| Huddle Room | 3–6 people | Ad hoc meetings, brainstorming |
| Medium Room | 6–12 people | Client presentations, hybrid meetings |
| Large Room | 12–20 people | Team-wide discussions, remote collaboration |
| Divisible Room / Training Room | 20+ people | Multi-session workshops, training, flexible layouts |
Ideal for quick deployment and minimal wiring.
Recommended Products:
Yealink MeetingBar A10 – Compact all-in-one video bar for huddle rooms
Yealink MeetingBar A40 – Premium AI-powered bar with dual 48MP cameras for small to medium rooms
Scalable components allow tailored installation.
Recommended Products:
Yealink MVC860 – Designed for extra-large rooms, with PTZ cameras and flexible microphone setup
Yealink MVC S90 – Best for divisible rooms or Pro-AV environments
Microphone Options:
Yealink CM50 – Premium Dante beamforming ceiling microphone
Yealink CP50 – Tabletop omnidirectional speakerphone
Yealink VCM36-W – Wireless microphone array for flexibility
Speaker Options:
Yealink CS10 – High-fidelity ceiling speaker for larger rooms
Touchscreen Booking Panels help avoid double bookings and enable smart scheduling.
Top Picks:
You can pair these with Yealink RoomSensor Pro for occupancy detection, auto check-in, and environmental sensing.
Best Practices:
Allow space between seats for comfort and camera visibility
Avoid placing participants with their backs to windows (lighting issues)
Use U-shape or hollow-square for larger rooms
Consider ceiling mics and speakers to keep the table clean
Ensure all AV components are certified for your platform:
For Microsoft Teams Rooms: Yealink Teams Room Solutions
For Zoom Rooms: Yealink Zoom Room Kits
BYOD (Bring Your Own Device) is also an option via USB peripherals or Yealink UVC84-BYOD Kit.
Once your conference room is installed:
Run full test meetings (audio, video, calendar integration)
Train employees on how to use the system
Monitor usage and collect feedback
Plan for scaling or standardizing across other rooms
With the right strategy, hardware, and layout, you can transform any room into a high-performance collaboration hub. Yealink’s range of certified video conferencing systems, smart scheduling panels, and AI-driven audio solutions ensure your meeting space is ready for hybrid work and beyond.
Explore Yealink’s complete Meeting Room Solutions to get started.
Tips:This article is for reference only. Please visit the Yealink product details page to learn more about products and application scenarios, or contact us for further assistance.
Entdecken Sie Yealink Teams Rooms -Geräte für eine nahtlose Zusammenarbeit mit Microsoft Teams mit erstklassigen Audio- und Videolösungen.
Entdecken Sie das All-in-One-Videokonferenzgerät mit interaktivem Whiteboard, das für die nahtlose Zusammenarbeit in Microsoft Teams Rooms entwickelt wurde.
Entdecken Sie leistungsstarke, kostengünstige Videokonferenzsysteme, die auf kleine bis mittelgroße Räume zugeschnitten sind und eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit gewährleisten.
Videokonferenzsystem für Pro-AV-Räume.
Entdecken Sie die Zoom Rooms -Geräte von Yealink für nahtlose, hochwertige Videokonferenzlösungen.
Die Raum-Audiogeräte von Yealink bieten kristallklaren Klang für ein beeindruckendes Videokonferenzerlebnis.
Intelligente Lösungen für smartere, effizientere Besprechungsräume.
Erleben Sie die All-in-One videobar, die für kleine bis mittelgroße Premiumräume entwickelt und für Microsoft Teams Rooms auf Android optimiert wurde.
Einfache und flexible Videokonferenz-Kameralösungen für jeden Arbeitsbereich oder jedes Meeting-Setup.
Stärken Sie Unternehmen mit Yealink Videogerätelösungen für Microsoft Teams.
Yealink Videolösungen für Zoom Rooms decken jedes Szenario ab, das Sie für Videokonferenzen benötigen, beispielsweise kleine, mittlere und große Konferenzräume.
Entdecken Sie SKYSOUND-Audiolösungen für unvergleichliche Klangqualität in Ihrem Konferenzraum. Optimieren Sie Ihre Meetings mit fortschrittlicher Audiotechnologie für mittelgroße Räume.
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Entdecken Sie die maßgeschneiderten Konferenzlösungen von Yealink für kleine Besprechungsräume. Entdecken Sie das ideale Setup für mehr Effizienz und Zusammenarbeit.
Entdecken Sie die maßgeschneiderten Konferenzlösungen von Yealink für große Besprechungsräume. Entdecken Sie das ideale Setup für mehr Effizienz und Zusammenarbeit.
Entdecken Sie die maßgeschneiderten Konferenzlösungen von Yealink für extragroße Besprechungsräume. Entdecken Sie das ideale Setup für mehr Effizienz und Zusammenarbeit.
Professionelle Videokonferenzen, kristallklarer Ton, KI-gestützte Geräuschunterdrückung und nahtlose Integration mit Zoom und Microsoft Teams.
Yealink -Konferenzraumlösung für Microsoft – Bringen Sie das Microsoft Teams -Erlebnis in jeden Raum
Lassen Sie uns die Bedeutung von Konferenzraumlautsprechern und ihre Funktionen untersuchen und erfahren, wie Sie die richtige Lösung für Ihre Anforderungen auswählen.
In diesem Leitfaden werden die besten AV-Lösungen für unterschiedliche Raumgrößen vorgestellt, damit Sie die perfekte Einrichtung für Ihren Arbeitsbereich finden.
Egal, ob Sie eine kompakte Lösung für kleine Besprechungsräume oder ein leistungsstarkes System für mittelgroße bis große Konferenzräume benötigen, Yealink hat die perfekte MeetingBar für Ihre Anforderungen.
In diesem Handbuch werden die wichtigsten Komponenten von AV-Lösungen für Konferenzräume erläutert und erläutert, wie die branchenführenden Produkte von Yealink die unterschiedlichsten Meeting-Anforderungen erfüllen können.
Ganz gleich, ob Sie eine wichtige Kundenpräsentation oder ein schnelles internes Brainstorming veranstalten: Der richtige Konferenzraum kann die Produktivität steigern, stärkere Verbindungen aufbauen und sicherstellen, dass jede Stimme gehört wird.
Ganz gleich, ob Sie eine Vorstandssitzung der obersten Führungsebene veranstalten, mit globalen Stakeholdern zusammenarbeiten oder wichtige Strategien präsentieren – ein luxuriöser Konferenzraum hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
Ganz gleich, ob Sie eine Vorstandssitzung der obersten Führungsebene veranstalten, mit globalen Stakeholdern zusammenarbeiten oder wichtige Strategien präsentieren – ein luxuriöser Konferenzraum hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
Diese Geräte bieten eine Rundumsicht des Raums und eignen sich ideal für inklusive Diskussionen, interaktive Schulungen und nahtlose Fernkommunikation – insbesondere bei Rundtisch-, U-Form- oder Mehrteilnehmer-Konfigurationen.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines guten digitalen Whiteboards Faktoren wie Bildschirmgröße, Touch-Technologie, Softwareintegration, Konnektivitätsoptionen und allgemeine Haltbarkeit.
Ein ultimativer Leitfaden für Unternehmen zur Auswahl der richtigen Konferenzkamera und zur Verbesserung des Meeting-Erlebnisses im Zeitalter des hybriden Arbeitens.
Bei der Auswahl der besten Videokonferenzkamera müssen mehrere wichtige Aspekte berücksichtigt werden, um qualitativ hochwertige und reibungslose Meetings zu gewährleisten. Hier sind zehn wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten.
Ein Konferenzraum ist ein spezieller Raum in Büros, Institutionen oder gewerblichen Umgebungen, der die Zusammenarbeit, Diskussionen und Entscheidungsprozesse erleichtern soll.
Eine Konferenz-Freisprecheinrichtung ist ein spezielles Kommunikationsgerät, das für den Einsatz in Konferenzräumen oder Besprechungsräumen konzipiert ist und es mehreren Teilnehmern ermöglicht, an einem Anruf oder einer Videokonferenz teilzunehmen, ohne durch die Nähe zu einem herkömmlichen Telefon oder Mikrofon eingeschränkt zu sein.
Ein kleiner Besprechungsraum ist ein kompakter, geschlossener Raum für eine begrenzte Teilnehmerzahl, typischerweise 2 bis 6 Personen. Diese Räume werden oft als Besprechungsräume oder Fokusräume bezeichnet und bieten eine private und ruhige Umgebung für kurze Teambesprechungen, Brainstorming-Sitzungen oder virtuelle Meetings.
Teams Copilot ist eine Funktion zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Produktivität in Microsoft Teams. Hier ist eine Zusammenfassung der typischen Funktionen von Team Copilot:
All-In-One-Videokonferenzgerät
Unterstützt USB für einfache Installation und schnelle Bereitstellung. Bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis mit nahtloser Konnektivität und Integration für effiziente Remote-Meetings.
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