¿Qué es Touch Base Meeting?

A reunión de contacto es una reunión breve e informal diseñada para proporcionar actualizaciones rápidas, compartir información y verificar el progreso de las tareas o proyectos. Estas reuniones suelen ser menos formales que las reuniones de estado habituales y pueden realizarse en persona o virtualmente.

2. Propósito de las reuniones de contacto

1. Actualizaciones rápidas

• Permitir que los miembros del equipo compartan avances o desarrollos recientes.

2. Alineación

• Asegúrese de que todos estén en la misma página con respecto a las metas y objetivos del proyecto.

3. Resolución de problemas

• Abordar cualquier problema o obstáculo inmediato que pueda obstaculizar el progreso.

4. Formación de equipos

• Fomentar la comunicación y las relaciones entre los miembros del equipo.

3. Cuándo celebrar una reunión de contacto

1. Semanal o quincenal

• Mantener una comunicación y alineación continua entre los miembros del equipo.

2. Antes de los plazos más importantes

• Para garantizar que todas las tareas estén según lo previsto e identificar cualquier desafío de último momento.

3. Después de cambios significativos

• Después de cambios organizativos, cambios de proyecto o ajustes de personal.

4. Cómo llevar a cabo una reunión de contacto eficaz

1. Establezca una agenda clara

• Defina los principales temas a tratar para mantener la reunión enfocada.

2. Duración límite

• Mantenga las reuniones breves, idealmente entre 15-30 minutos , para mantener el compromiso.

3. Fomentar la participación

• Permitir que todos los participantes compartan sus actualizaciones e inquietudes.

4. Hacer un seguimiento

• Resuma los puntos clave y las acciones a tomar después de la reunión para mayor claridad.

5. Herramientas recomendadas para reuniones de Touch Base

1. Plataformas de videoconferencia

• Utilice herramientas como Zoom , Teams de Microsoft , o Reunión de Google para reuniones virtuales.

2. Herramientas de colaboración

• Implementar herramientas de gestión de proyectos como Trello , Asana , o Flojo Para una comunicación continua.

3. Herramientas de programación

• Utilice calendarios o software de programación como Calendario Para organizar reuniones de manera eficiente.