Instellen van de Huddle Conference Call- Ruimte

A vergaderruimte is een essentiële ruimte voor moderne werkplekken, ontworpen om snelle, informele vergaderingen en samenwerking te vergemakkelijken. Deze ruimtes zijn doorgaans kleiner dan traditionele ruimtes , maar moeten worden uitgerust met de juiste technologie om de efficiëntie te maximaliseren. Hieronder vindt u een uitgebreide gids over het opzetten van een huddle room voor effectieve conference calls en vergaderingen.

1. Overwegingen met betrekking tot de grootte en indeling van de Ruimte

De eerste stap in het creëren van een succesvolle huddle room is het begrijpen van de afmetingen van de kamer. Huddle ruimtes zijn doorgaans geschikt voor 2-6 personen, dus de indeling moet compact maar comfortabel zijn, met zitplaatsen die iedereen visueel en auditief laten deelnemen.

• Ruimte Zorg ervoor dat er voldoende ruimte is voor de deelnemers om te communiceren en het scherm te bekijken, zonder dat het te druk wordt.

• Tafel en zitplaatsen : Een ronde of rechthoekige tafel werkt het beste voor kleinere groepen. Comfortabele ergonomische stoelen moeten worden geplaatst om comfort te garanderen tijdens lange vergaderingen.

• Ruimte Vermijd smalle of te lange ruimtes , omdat deelnemers hierdoor visueel en auditief moeilijk verbinding kunnen maken.

  
  

Telefoonruimte

1-2 personen

1mx1m

Kleine Ruimte

3-7 personen

3mx3m

Middelgrote Ruimte

7-12 personen

4m x 6m

Grote Ruimte

12-20 personen

4m x 8m

U-vormige Ruimte

20-30 personen

6m x 10m

Ruimte

20-40 personen

8m x 15m

Open ruimte

Flexibele

Verschilt

2. Weergavetechnologie

Een kwalitatief hoogstaand display is essentieel voor visuele communicatie in huddle rooms, vooral tijdens videogesprekken en presentaties. Het moet duidelijke beelden van de deelnemers en gedeelde content bieden.

• Opties : Een flatscreen-tv, een interactief whiteboard of een combinatie van beide kan overwogen worden.

• Aanbevolen product : De Yealink Vergaderbord 65 , een alles-in-één videoconferentieapparaat dat een 65-inch interactief whiteboard en een 4K-camera integreert voor dynamische samenwerking. Dit apparaat is perfect voor brainstormsessies en presentaties.

• Plaatsing : Monteer het scherm op ooghoogte, zodat u het goed kunt zien en alle deelnemers goed zicht hebben.

• 
  

3. Camerasystemen voor heldere beelden

Een camerasysteem is essentieel voor het vastleggen van videogesprekken en om ervoor te zorgen dat alle deelnemers zichtbaar zijn. Een groothoekcamera werkt het beste voor kleinere ruimtes, zodat alle deelnemers in beeld zijn.

• Aanbevolen product : De Yealink UVC86 4K Dual-Eye Intelligent Tracking Camera is een fantastische keuze voor huddle rooms. Deze camera biedt automatische framing en speaker tracking, zodat alle deelnemers duidelijk zichtbaar zijn. Met zijn 4K resolutie, zorgt het voor een hoge kwaliteit video-opname voor kristalheldere communicatie.

4. Audiosystemen voor helder geluid

Heldere audio is cruciaal in elke conference call, vooral in huddle rooms waar deelnemers dicht bij elkaar zitten. De microfoons moeten elke stem duidelijk en zonder vervorming oppikken en de speakers moeten het geluid gelijkmatig over de kamer verdelen.

• Microfoonoplossingen :

• Yealink VCM36-W : Een draadloze microfoon die eenvoudig te installeren is en een superieure geluidskwaliteit biedt voor kleine ruimtes.

• Yealink CP50 : Een hoogwaardige omnidirectionele microfoon, ideaal voor het opvangen van stemmen aan de andere kant van de ruimte, zodat u van alle deelnemers een heldere audio-opname krijgt.

• Sprekers : Denk aan een systeem dat speakers integreert met de microfoon voor een hoogwaardig, gebalanceerd geluid. De speakers moeten de kamer vullen zonder echo of vervorming te veroorzaken.

5. Controle en connectiviteit

Naadloze connectiviteit is essentieel voor elke huddle room-opstelling. Een centraal controlesysteem kan het proces van het verbinden van producten, het aanpassen van instellingen en het starten van vergaderingen vereenvoudigen.

• Bedieningspanelen :Door een touch-bedieningspaneel te integreren, kunt u de ruimte gemakkelijker beheren.

• Aanbevolen product : De Yealink MTouch Plus , een strak touchscreen dat integreert met Yealink -conferentiesystemen voor eenvoudige bediening van vergaderingen, apparaatinstellingen en ruimtefuncties.

• Connectiviteit : Zorg ervoor dat uw kamer is uitgerust met HDMI-, USB- of draadloze deelopties voor eenvoudige aansluiting van laptops, smartphones of tablets.

6. Verlichting

De juiste verlichting speelt een belangrijke rol in de kwaliteit van videoconferenties. Slechte verlichting kan leiden tot wazige beelden of vermoeide ogen, terwijl te felle verlichting schittering op het scherm kan veroorzaken.

• Natuurlijk licht : Maak indien mogelijk gebruik van natuurlijk licht, maar zorg ervoor dat ramen voldoende afgeschermd zijn om schittering op de schermen te voorkomen.

• Kunstmatige verlichting : Gebruik zachte, diffuse verlichting, zoals LED-armaturen waarvan de helderheid kan worden aangepast om een ​​consistente verlichting te bieden zonder schaduwen te creëren.

• Accentverlichting : Overweeg om LED-strips of spots te gebruiken om sfeerverlichting aan de ruimte toe te voegen, waardoor deze aantrekkelijker wordt voor vergaderingen.

7. Akoestische oplossingen

Om echo te voorkomen en de geluidskwaliteit te verbeteren, kunt u overwegen om akoestische behandelingen in het kamerontwerp op te nemen. Het toevoegen van zachte oppervlakken, zoals tapijten, gordijnen of akoestische panelen, kan helpen geluid te absorberen en kamergeluid te verminderen.

• Akoestische panelen : Installeer ze op muren of plafonds om galm te dempen en de helderheid van het geluid te verbeteren.

• Plafondmicrofoons : Zorg ervoor dat plafondmicrofoons, zoals de Yealink VCM36-W , zijn strategisch geplaatst om geluid gelijkmatig over de hele kamer te verspreiden.

8. Testen en trainen

Zodra uw vergaderruimte is ingericht, voert u een paar testruns uit om te controleren of alles soepel verloopt:

• Controleer of alle producten(camera, microfoon en luidspreker) goed functioneren.

• Zorg ervoor dat het scherm duidelijk is en verbonden is met uw conferentieplatform (Zoom, Microsoft Teams, enz.).

• Zorg voor training van gebruikers, zodat ze weten hoe ze de apparatuur probleemloos kunnen bedienen en veelvoorkomende problemen kunnen oplossen.

9. Ergonomie en comfort

Een huddle room moet comfortabel zijn om samenwerking te stimuleren. Zorg ervoor dat alle deelnemers een comfortabele zitplaats hebben en dat de kamer niet krap aanvoelt.

• Zitplaatsen : Gebruik ergonomische stoelen die de rug ondersteunen en comfortabel zijn voor lange vergaderingen.

• Tafelopstelling : De tafel moet groot genoeg zijn voor laptops, papieren en andere benodigde materialen, zonder dat de ruimte te vol wordt.

Conclusie

Het opzetten van een huddle room voor effectieve conference calls en samenwerking vereist aandacht voor details. Van het kiezen van het juiste display tot het investeren in kwalitatieve audio- en videoapparatuur, elk element draagt ​​bij aan de algehele vergaderervaring. Met De uitgebreide oplossingen van Yealink voor videoconferenties kunt u een ruimte creëren die communicatie, samenwerking en productiviteit bevordert. Of het nu gaat om de Yealink Vergaderbord 65 voor interactief whiteboarden of de Yealink UVC86 camera voor superieure videokwaliteit. Deze producten zorgen ervoor dat uw vergaderruimte de best mogelijke vergaderervaring biedt.

Ontdek meer over De oplossingen van Yealink voor huddle rooms hier .

Tips: Dit artikel is alleen ter referentie. Bezoek de Yealink productdetails pagina om meer te weten te komen over producten En Toepassingsscenario's , of Contact op voor verdere assistentie.